Digitalisering formulieren scheepvaart gereed
Sinds juli 2023 zijn de aanvraagformulieren van de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT) voor de scheepvaartsector volledig gedigitaliseerd. Aanvragen verlopen niet langer via een invulbare pdf. De digitale formulieren zijn beter ingericht om een aanvraag optimaal te laten verlopen; makkelijker voor de aanvrager en voor de behandelaar. De formulieren staan bij de onderwerpen op de website en op het webportaal MijnILT.
Onder het programma Optimalisering Vergunningverlening van de ILT moet digitalisering uiteindelijk voor al haar aanvraagformulieren (zo'n 200) gebeuren. Scheepvaart is de 3e sector waarvoor de digitalisering van ILT-formulieren een feit is. Lodewijk Wisse (Koninklijke Vereniging van Nederlandse Reders / KVNR), Gudrun van Oirschot (ILT/programmamanager) en Johan van Ee (ILT/Certificering visserij en erkenningen) over de betekenis hiervan.
MijnILT
Gudrun: “We wilden het vaak lastige proces van het aanvragen van vergunningen over de gehele breedte van de ILT verbeteren en makkelijker maken. Vergunningaanvragen via een pdf kent veel beperkingen, met een digitaal formulier kun je veel meer. Juist ook voor de aanvrager. Daarom zijn we met het webportaal MijnILT begonnen.”
Scheepvaart
In 2022 is een eerste digitaliseringsproef gedaan met aanvragen van ‘liability’-certificaten. Vervolgens zijn de processen rond nationaliteitsverklaringen en zeebrieven getest. Gudrun: ”Met die ervaring konden we alle aanvragen scheepvaart verbeteren en digitaliseren. Dat gaat verder dan alleen het beschikbaar maken van een digitaal aanvraagformulier. De winst zit hem juist in het vereenvoudigen en begrijpelijker maken van de aanvraag. Daarvoor moesten we soms vragen schrappen en andere verduidelijken. We hebben ook de toelichting op vragen verbeterd. Bovendien is nu duidelijker welke vragen en bijlagen verplicht zijn. Via MijnILT is het nog makkelijker om aanvragen in te dienen en bijlagen te uploaden. De volgende stap is om communicatie steeds meer via MijnILT te laten verlopen. Ook dat gaan we doen in overleg met de sector.”
Betrokkenheid sector
Lodewijk Wisse van redersvereniging KVNR: “De samenwerking met de ILT is essentieel geweest om de gebruikers in de zeevaart te betrekken als klankbord. In een roadshow met 4 sessies hebben we samen reders geïnformeerd over dit optimalisatieproces. Daarbij bleek dat een nieuw format weer nieuwe uitdagingen met zich meebrengt. De gesprekken tijdens de roadshow hadden een toegevoegde waarde. De kennisuitwisseling draagt bij aan betere aanvraagformulieren die voor reders goed werkbaar zijn. De roadshow was een succesvol startpunt om de basis van de one-stop-shop op orde te krijgen en om iedereen daarover te informeren. Daar gaan we mee door, ook nu alle aanvraagformulieren digitaal zijn.”
Blijvend verbeteren
Johan van Ee, Teamleider certificering visserij en erkenningen, is blij met de stappen die zijn gezet. “Sinds de digitalisering merken we dat de aanvragen kwalitatief beter zijn. Daardoor hoeven we minder vaak terug te bellen of te mailen. De aanvrager gaat stap-voor-stap door het aanvraagproces. We horen tevreden geluiden van scheepseigenaren die de formulieren gebruiken. Na de zomer evalueren we de nieuwe werkwijze nog een keer met een aantal scheepseigenaren en scheepswerven. Voorstellen die daaruit komen, gebruiken we dan weer voor het verbeteren van de formulieren”.
Al met al nog een grote klus voor de ILT. Maar ook een mooie klus, vindt Gudrun. “Door de goede samenwerking en het ophalen van feedback uit de sector door bijvoorbeeld ons klanttevredenheidsonderzoek, blijven we in contact. Het is nu zaak om te blijven leren, verbeteringen uit te voeren en MijnILT door te ontwikkelen en te komen tot die one-stop-shop”.