“Het is wennen als iemand ons de spiegel voorhoudt.”
Verhalen
Onlangs voerde de European Railway Agency (ERA) een audit uit bij de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT). Deze audit moest uitwijzen of ILT volgens de Europese eisen voor spoortoezichthouders werkt. Tijdens een online bijeenkomst deelde de ERA haar bevindingen van de audit met de ILT. Gert van der Rijst is teamleider Rail en Adri Legierse werkt als senior-inspecteur Rail bij de inspectie. Zij vertellen hoe het is om, voor de verandering, antwoorden te moeten geven in plaats van zelf kritische vragen te stellen. Maar ook hoe de inspectie haar voordeel doet met de aanbevelingen.
Gert: “De audits van de ERA vinden elke 3 jaar plaats. Ruim van tevoren hebben wij de scope van de audit ontvangen. Die bestond uit 2 onderwerpen: ons toezicht op spoorwegondernemingen en de infrabeheerder van Nederland en de vraag of de inspecteurs van toezicht en vergunningverlening bekwaam genoeg zijn, om hun werk goed uit te voeren.“
De inspecteur geïnspecteerd
Adri: “Het was vreemd om geïnterviewd te worden en eens niet de gespreksleider te zijn. Normaal gesproken weet ik als auditor welke informatie ik zoek. Ik probeer die informatie met gerichte vragen boven tafel te krijgen. Deze keer lag het initiatief bij de auditors van de ERA, voor de verandering was ik zelf het ‘lijdend voorwerp’. ” Ook voor Gert was deze audit even wennen: “Opeens zat ik aan de andere kant van de tafel en kreeg ik zelf een spiegel voorgehouden. Een leuke en spannende ervaring. Vooral ook omdat het audit-team van de ERA ook bestond uit buitenlandse inspecteurs van toezichthouders uit verschillende landen.”
Goed beslagen ten ijs
Gert: “Ter voorbereiding van de audit verzamelden 2 van onze collega’s meer dan 100 documenten. Ze verstuurden deze aan het begin van het jaar met een toelichting naar het auditteam van de ERA. Ook beantwoorden collega’s van diverse afdelingen binnen de ILT vooraf vragen van de ERA. Die vragen gingen over de meest uiteenlopende aspecten; van samenwerking, afstemming en risicogestuurd toezicht tot aan vragen over onze werkprocessen.”
Bekende systematiek
Gert: “De manier waarop de ERA de audit uitvoerde, kende voor mij geen geheimen. Dit komt grotendeels overeen met onze eigen werkwijze bij audits. Ook wij beginnen met een documentstudie en nemen interviews af op verschillende niveaus. We eindigen met een exit-meeting waarna wij een rapportage opstellen.”
Herkenbare bevindingen
Gert: “De ERA heeft geen overtredingen of tekortkomingen geconstateerd. Trots ben ik vooral op het feit dat zij in hun rapportage verwoorden dat zij ons toezicht als uitstekend beoordelen. En dat zij onze inspecteurs en andere medewerkers beoordelen als competent, bekwaam en zeer betrokken bij hun werk. Dat geldt uiteraard niet alleen voor de inspecteurs van toezicht Rail. Maar ook voor de collega’s van Gevaarlijke stoffen en Vergunningverlening.
De ERA nam wel een aantal aanbevelingen op in haar rapport. Deze gaan vooral over de centrale registratie van bevoegdheden en de autorisaties van medewerkers. Deze registratie is in principe goed geregeld. Maar de bevoegdheden en autorisaties zijn nog te versnipperd vastgelegd. Ook ziet de ERA een paar verbeterpunten op het gebied van toezicht. Zoals een betere borging van de opvolging van onze aanbevelingen aan de spoorbedrijven. Dit zijn voor mij geen verrassingen.” Adri deelt die mening: “De verbeterpunten zijn herkenbaar. Maar doordat een externe partij met een frisse blik naar je audit-proces kijkt, word je attent gemaakt op deze aspecten en kun je die aanscherpen.
Verbindend effect
Adri: “In eerste instantie denk ik dat het oppakken van de verbeterpunten ertoe leidt dat de ILT kwalitatief beter werk aflevert. Daarnaast zal het gezamenlijk aanpakken en verbeteren van de bevindingen een positieve bijdrage leveren aan de verbinding binnen ons team. Dit zal erin resulteren dat wij nog meer uniform gaan werken. ”
Eigen audits verbeteren
Gert: “Ik hoop dat we de verbeterpunten die de ERA zag, kunnen vasthouden. Zo kunnen we over 3 jaar met een gerust hart de volgende audit tegemoet zien.” Adri voegt daaraan toe: “Ik hoop dat we de positieve uitkomsten van deze audit kunnen overbrengen op de spoorwegondernemingen en op de infrastructuurbeheerder die wij zelf auditen. Daarmee bedoel ik dat we door de ERA-audit inzichten kregen, die onze eigen audits kunnen verbeteren. Het zou mooi zijn als dit alles leidt tot een nóg veiliger railverkeersysteem in Nederland.”