Richtsnoer bij nieuwbouw, vernieuwing of verbetering van subsystemen in de infrastructuur

Publicatie | 15-02-2021

Zo kan de ILT bepalen of een vergunning voor indienststelling (VVI) vereist is of niet. Daarnaast is het onderscheid van belang tussen projecten die ERTMS (European Rail Traffic Management System) en die niet ERTMS omvatten. Bij projecten die wel ERTMS omvatten en waarvoor bepaald is dat die vergunningsplichtig zijn, moet de aanvrager voorafgaand aan de aanbesteding toestemming vragen aan het Spoorwegbureau (European Union Agency for Railways, ERA) via de One-Stop-Shop. De termijnen genoemd in dit document volgen uit de Spoorwegwet. Het is echter raadzaam om de dossiers (veel) eerder te bespreken. Zo komen de aanvrager en de ILT niet voor verrassingen te staan bij het besluit op het informatiedossier of bij het besluit tot het al dan niet verlenen van de VVI.

Informatiedossier

Bij vernieuwing of verbetering van subsystemen in de infrastructuur moet eerst worden bepaald of het project vergunningsplichtig is of niet. Zie daarvoor artikel 26i, eerste lid, van de Spoorwegwet. Daarvoor levert de aanvrager een dossier aan bij de ILT (via aanvraag@ILenT.nl). De ILT verwacht van ProRail dat deze organisatie het infrastructuurproject vóór indiening van het informatiedossier met de ILT bespreekt. Voor het behandelen van een aanvraag is een tarief verschuldigd. Dit moet voldaan zijn voordat de ILT een besluit neemt. Bij nieuwe subsystemen is het project vergunningsplichtig. Het is dan niet nodig om vooraf een informatiedossier aan te leveren.

Wat is verbetering en wat is vernieuwing?

Verbetering: werkzaamheden waarbij een subsysteem of een deel daarvan aanzienlijk wordt gewijzigd, die een aanpassing vergen van het technisch dossier dat de EG-keuringsverklaring vergezelt, als dit technisch dossier er is, en die een verbetering van de algemene prestaties van het subsysteem tot gevolg hebben.

Vernieuwing: grote vervangingswerkzaamheden waarbij een subsysteem of een deel daarvan wordt gewijzigd en die geen wijziging van de algemene prestaties van het subsysteem tot gevolg hebben.

Bij vernieuwing of verbetering van bestaande subsystemen dient de aanvrager bij de ILT een dossier in dat het project beschrijft. Binnen een maand na ontvangst van de aanvraag laat de ILT de aanvrager weten of het dossier compleet is of dat er aanvullende informatie nodig is. Als dat laatste het geval is stelt de ILT voor het aanleveren daarvan een redelijke termijn. De ILT onderzoekt het dossier, in nauwe samenwerking met het Spoorwegbureau als het gaat om ERTMS - baanuitrustingprojecten. Ze beslist op basis van bepaalde criteria of er een nieuwe vergunning voor indienststelling vereist is (of niet). Deze criteria zijn:

a. De geplande werkzaamheden kunnen het algehele veiligheidsniveau van de bij de vernieuwing of verbetering betrokken subsystemen niet ongunstig beïnvloeden.

b. Op grond van de toepasselijke Technische Specificatie voor Interoperabiliteit (TSI) of het nationale implementatieplan, bedoeld in artikel 18, zesde lid, onderdeel c, van de interoperabiliteitsrichtlijn, is voor de desbetreffende vernieuwing of verbetering geen nieuwe vergunning voor indienststelling als bedoeld in artikel 26h, tweede lid, van de wet vereist.

c. De waarden van de parameters op basis waarvan een vergunning voor indienststelling als bedoeld in artikel 26h, tweede lid, van de wet is verleend, wijzigen niet door de voorgenomen vernieuwing of verbetering. Indien bij de vernieuwing of verbetering van het subsysteem voor besturing en seingeving een ERTMS-baanuitrustingsproject betrokken is, werkt de minister bij een beoordeling als bedoeld in artikel 26i, eerste lid, van de wet, samen met het Europees Spoorwegbureau.

Termijn

De ILT laat de aanvrager uiterlijk een maand na ontvangst van de aanvraag weten of alle nodige informatie is verstrekt. De ILT stelt een redelijke termijn voor het indienen van eventuele aanvullende informatie. De ILT neemt binnen een redelijke termijn een beslissing, in ieder geval uiterlijk 4 maanden na ontvangst van alle relevante informatie.

Vergunning voor indienststelling (VVI) voor infrastructuur (vaste installaties), zonder ERTMS

Als uit het informatiedossier volgt dat de vernieuwing of verbetering vergunningsplichtig is en in het geval van nieuwe subsystemen volgt de volgende stap. De ILT verwacht van ProRail dat deze infrastructuurbeheerder de geplande werkzaamheden voor indiening van een aanvraag met de ILT bespreekt. In verband met de tariefkosten per uur stelt de ILT het op prijs als ProRail zo snel mogelijk een aanvraag indient, zelfs als deze aanvraag nog relatief leeg is. De ILT maakt vervolgens zo snel mogelijk een begroting van het aantal uren dat nodig is om de aanvraag te behandelen. Pas als ProRail het begrote bedrag heeft betaald en als het dossier compleet is, begint de beslistermijn te lopen.

Het dossier moet aantonen dat:

a. Voor het subsysteem een geldige EG-keuringsverklaring is opgesteld op basis van de TSI’s die gelden op het moment dat de aanvraag wordt ingediend, tenzij voor de toepassing daarvan ontheffing is verleend overeenkomstig artikel 26f (dus er dienen NoBo-certificaten meegeleverd te worden).

b. Het subsysteem technisch compatibel is met de systemen waarin het wordt geïntegreerd.

c. Het subsysteem veilig geïntegreerd wordt in die systemen (dus er moet een bijbehorend veiligheidsbeoordelingsverslag van een AsBo meegeleverd worden).

Termijn

De ILT laat de aanvrager uiterlijk een maand na ontvangst van de aanvraag weten of alle informatie die nodig is voor een goede aanvraag is verstrekt. De ILT stelt een redelijke termijn voor het indienen van aanvullende informatie als informatie ontbreekt. De ILT neemt binnen een redelijke termijn een beslissing, in ieder geval uiterlijk 4 maanden na ontvangst van alle relevante informatie.

Praktijk

In de praktijk doet de aanvrager (ProRail) ruim op tijd een aanvraag, terwijl het dossier nog niet compleet is. Als de door de ILT berekende leges betaald zijn, kan de ILT al beginnen met het tussentijds beoordelen van het dossier en het geven van interpretaties bij regelgeving. De ILT stuurt de aanvrager een mail, binnen een maand, nadat de leges betaald zijn, dat het dossier, conform de aanvraag, nog niet compleet is. Aan het eind van het project, vlak voor de indienststelling, is het dossier bijna compleet en doet ProRail een aanvraag voor een ontheffing voorafgaand aan de vergunning voor indienststelling (artikel 26h, lid 5). Daarnaast doet de aanvrager in deze aanvraag voor ontheffing (met het bijbehorende ontheffingsdossier) ook een voorstel voor wanneer het vergunningsdossier compleet zal zijn. Na ontvangst van het vergunningsdossier op deze datum, gaat de termijn van 4 maanden in. Als het dossier dit rechtvaardigt, geeft de ILT daarna binnen 4 maanden de vergunning voor indienststelling af.

Vergunning voor indienststelling (VVI) voor infrastructuur (vaste installaties) met ERTMS

Voordat een VVI voor infrastructuur met ERTMS kan worden vergund is er een tussenstap nodig die de aanvrager met de ERA, via de One-Stop-Shop, moet afhandelen. De aanvrager moet een goedkeuring van de ERA hebben voordat de ERTMS-aanbesteding plaats mag vinden.

Goedkeuring van de ERA voordat de ERTMS-aanbesteding mag plaatsvinden

Als uit het informatiedossier volgt dat er een vergunningsplicht is, of bij nieuwe subsystemen, moet goedkeuring aan de ERA worden gevraagd.

Goedkeuring van de ERA voor subsystemen baanuitrusting voor besturing en seingeving waarbij ERTMS betrokken is

De aanvrager, ProRail, dient een verzoek om goedkeuring door de ERA in via de One-Stop-Shop. De aanvraag voor individuele ERTMS-projecten of een combinatie van projecten, een lijn, een groep lijnen of een netwerk gaat vergezeld van een dossier. Dit dossier moet het volgende bevatten:

a. Het ontwerpbestek of de beschrijving van de beoogde technische oplossingen.

b. Bewijsstukken van de voorwaarden voor de technische en operationele compatibiliteit van het subsysteem met de voertuigen die op het betrokken netwerk moeten gaan rijden.

c. Bewijsstukken van de overeenstemming van de beoogde technische oplossingen met de toepasselijke TSI’s.

d. Alle andere relevante documenten, zoals adviezen van nationale veiligheidsinstanties, keuringsverklaringen of conformiteitscertificaten.

De ILT kan advies geven over het verzoek om goedkeuring. De ILT kan dit advies richten tot de aanvrager vóór de indiening van het verzoek, of tot het Spoorwegbureau na een dergelijke indiening. Binnen een maand na ontvangst van het verzoek van de aanvrager deelt de ERA aan ProRail mee of het dossier compleet is of dat er aanvullende informatie nodig is. In dat laatste geval stelt de ERA voor aanlevering daarvan een redelijke termijn.

Vergunning voor indienststelling voor infrastructuur (met ERTMS)

De ILT verwacht van ProRail dat de geplande werkzaamheden voor indiening van het verzoek om goedkeuring bij het Spoorwegbureau met de ILT worden besproken. Dit geldt bijvoorbeeld na het oordeel dat het project vergunningsplichtig is, of bij nieuwe subsystemen én, zodra ongeveer duidelijk is wat de mijlpalen en de planning zijn. In verband met de tariefkosten per uur stelt de ILT het op prijs als ProRail zo snel mogelijk een aanvraag indient, zelfs als deze aanvraag nog relatief leeg is. De ILT maakt vervolgens zo snel mogelijk een begroting van het aantal uren dat nodig is. Pas als ProRail het begrote bedrag heeft betaald en als het dossier compleet is, begint de beslistermijn te lopen. Het dossier moet laten zien dat:

a. Voor het subsysteem een geldige EG-keuringsverklaring is opgesteld op basis van de TSI’s die gelden op het moment dat de aanvraag wordt ingediend, tenzij voor de toepassing daarvan ontheffing is verleend overeenkomstig artikel 26f. (dus er moeten NoBo-certificaten meegeleverd worden).

b. Het subsysteem technisch compatibel is met de systemen waarin het wordt geïntegreerd.

c. Het subsysteem veilig geïntegreerd wordt in die systemen (dus er dient een veiligheidsbeoordelingsverslag van een AsBo meegeleverd te worden).

d. Voor zover van toepassing op het desbetreffende subsysteem, de procedures, bedoeld in artikel 18, lid 4, onderdeel d, van de interoperabiliteitsrichtlijn zijn gevolgd (vrij vertaald: is er goedkeuring van de ERA voorafgaand aan de ERTMS-aanbesteding?).

Termijnen

De ILT laat de aanvrager uiterlijk een maand na ontvangst weten of ze alle informatie die nodig is voor een goede aanvraag heeft ontvangen. De ILT stelt een redelijke termijn voor het indienen van eventuele aanvullende informatie. De ILT neemt, na ontvangst van alle informatie die nodig is voor een goede beoordeling van de aanvraag binnen een redelijke termijn een beslissing, in ieder geval uiterlijk 4 maanden na ontvangst van alle relevante informatie.

Praktijk

In de praktijk doet de aanvrager (ProRail) ruim op tijd een aanvraag, terwijl het dossier nog niet compleet is. Als de door de ILT berekende leges betaald zijn, kan de ILT alvast beginnen met het tussentijds beoordelen van het dossier en het geven van interpretaties op regelgeving. De ILT stuurt de aanvrager binnen een maand een mail met de mededeling dat de leges betaald zijn, maar dat het dossier nog niet compleet is. Daarnaast vraagt de aanvrager zo snel mogelijk, via de One-Stop-Shop, goedkeuring aan bij de ERA voorafgaand aan de aanbesteding van ERTMS-componenten.

Aan het einde van het project, vlak voor de indienststelling, is het dossier bijna compleet en doet ProRail een aanvraag voor een ontheffing voorafgaand aan de vergunning voor indienststelling (artikel 26h, lid 5). Daarnaast geeft de aanvrager in deze aanvraag voor ontheffing (met het bijbehorende ontheffingsdossier) ook een voorstel wanneer het vergunningsdossier compleet is. Na ontvangst van het vergunningsdossier op deze datum, gaat de termijn van vier maanden in. Als het dossier dit rechtvaardigt, geeft de ILT binnen 4 maanden de vergunning voor indienststelling af.

Overgangsperiode

De ILT moet samenwerken met de ERA als er een VVI na 16 juni 2019, met een ERTMS-baanuitrusting-element, afgeven wordt. Dit om ervoor te zorgen dat de technische oplossingen interoperabel zijn (richtlijn 2016/797 artikel 55 lid 5). Dit geldt voor projecten waar voor 16 juni 2019 de fase van aanbesteding of contractsluiting is afgerond. Deze samenwerking is zeker nodig als het Spoorwegbureau van oordeel is dat de technische of operationele compatibiliteit tussen de desbetreffende netwerken en voertuigen met ERTMS-uitrusting gebrekkig is (verordening 206/796, artikel 30 lid 3).

Richtlijn 2016/797

Artikel 55, overgangsbepalingen:

• Lid 3: voor projecten waarvan de fase van aanbesteding of contractsluiting is afgerond vóór 16 juni 2019, geldt de in artikel 19 bedoelde voorafgaande goedkeuring voor het Spoorwegbureau niet.
• Lid 4: Tot 16 juni 2031 zijn opties die zijn opgenomen in voor 15 juni 2016 ondertekende contracten, niet onderworpen aan de in artikel 19 bedoelde voorafgaande goedkeuring door het Spoorwegbureau, zelfs als van deze opties gebruikt wordt gemaakt na 15 juni 2016.
• Lid 5: Alvorens een vergunning af te geven voor de indienststelling van ERTMS baanuitrusting waarvoor geen voorafgaande goedkeuring door het Spoorwegbureau als bedoeld in artikel 19 was vereist, werken de nationale veiligheidsinstanties samen met het Spoorwegbureau om ervoor te zorgen dat de technische oplossingen volledig interoperabel zijn overeenkomstig artikel 30, lid 3 en artikel 31, lid 2, van Verordening (EU) 2016/796.

Verordening 2016/796

Artikel 30. Lid 3:

Als het Spoorwegbureau, nadat de nationale veiligheidsinstantie een vergunning heeft afgegeven, van oordeel is dat de technische of operationele compatibiliteit tussen de desbetreffende netwerken en voertuigen met ERTMS-uitrusting gebrekkig is, werken de nationale veiligheidsinstantie en het Spoorwegbureau met alle betrokken partijen samen om onverwijld een voor alle partijen aanvaardbare oplossing te vinden. Het Spoorwegbureau stelt de Commissie in kennis van dergelijke gevallen.

Artikel 31, lid 2:

Het Spoorwegbureau zorgt voor de technische follow-up van door de Unie gefinancierde projecten voor de invoering van ERTMS, in voorkomend geval met inbegrip van een analyse van de aanbestedingsdocumenten op het tijdstip van de aanbesteding, voor zover dat het proces niet onnodig vertraagt. Ook ondersteunt het Spoorwegbureau waar nodig de begunstigden van de Uniefinanciering om ervoor te zorgen dat de technische oplossingen die binnen projecten worden geïmplementeerd, volledig voldoen aan de TSI’s voor besturing en seingeving en derhalve volledig interoperabel zijn