Machtigen voor EVOA-kennisgeving

Aanpassing machtigingen kennisgevingen

Sinds 1 maart 2024 moet niet alleen degene die de machtiging geeft de EVOA-kennisgeving ondertekenen, maar ook de gemachtigde. Bij een EVOA-kennisgeving zijn er 2 soorten machtigingen mogelijk, namelijk voor:

• Een geregistreerd handelaar of makelaar.
• Administratieve afhandeling bij een kennisgeving.

Geregistreerde handelaar of makelaar is kennisgever

De EVOA bepaalt in artikel 2, onder 15, dat zowel een geregistreerde handelaar als een geregistreerde makelaar namens de eerste producent, nieuwe producent of vergunde inzamelaar (producent/inzamelaar) als kennisgever kan optreden. De producent/inzamelaar moet hem daarvoor schriftelijk machtigen.

De machtiging moet voldoen aan de volgende eisen:

• Naam, adres, contactgegevens en contactpersoon van de producent/inzamelaar.
• Naam, adres, contactgegevens en contactpersoon van de handelaar/makelaar.
• Verklaring dat de handelaar of makelaar namens de producent/inzamelaar alle handelingen en verplichtingen van de kennisgever overneemt die de Verordening bevat.

Maakt u gebruik van een machtiging? Let dan op het volgende:

• De producent/inzamelaar dient vak 17 van het kennisgevingsdocument mede te ondertekenen achter 'Naam producent. Dit hoeft níet wanneer de producent/inzamelaar de geregistreerde handelaar of makelaar ook heeft gemachtigd om namens hem te tekenen.
• Het bijvoegen bij het kennisgevingsdocument van een afschrift van het bewijs, waaruit blijkt dat de handelaar of makelaar geregistreerd is. Dit bewijs wordt afgegeven door de bevoegde autoriteit van het land vanwaar het transport begint. Begint het transport in Nederland? Dan geldt als bewijs: een afschrift van de VIHB-registratie van het NIWO.
• Het bijvoegen bij het kennisgevingsdocument van een kopie van de schriftelijke machtiging om namens de producent/inzamelaar als kennisgever te mogen optreden.

Machtiging voor de administratieve afhandeling van een kennisgeving

De kennisgever kan een 3e partij machtigen om namens hem de kennisgeving administratief te verzorgen. Deze 3e partij kan op verzoek van de kennisgever diverse taken voor zijn rekening nemen.

Die taken kunnen bijvoorbeeld zijn: het samenstellen en indienen van de kennisgeving, het ondertekenen namens de kennisgever of het beantwoorden van vragen van de Nederlandse of andere betrokken autoriteiten.

Daarnaast moet in de brief waarmee de kennisgeving wordt aangeboden, duidelijk zijn vermeld aan wie de post moet worden geadresseerd, inclusief telefoonnummers en e-mailadres.

Mededeling voor het ontvangen van post over de kennisgeving

De producent/inzamelaar kan besluiten de beantwoording van eventuele aanvullende vragen en de postafhandeling door een 3e persoon te laten doen. Het is dan voldoende om in de aanbiedingsbrief duidelijk te vermelden aan wie de correspondentie moet worden geadresseerd, inclusief telefoonnummers en e-mailadres.