Procedure ad hoc korte termijn wet-lease-in

Aanleiding procedurewijziging

Voor elke leaseovereenkomst voor luchtvaartuigen moet de bevoegde autoriteit vooraf haar goedkeuring geven, volgens EU-verordening 965/2012 ORO.AOC.110(a). EASA heeft aangegeven dat deze goedkeuring geldt voor elke wet-lease-in-overeenkomst. Dus ook de ad hoc, korte termijn wet-lease-in overeenkomsten. Hierop heeft de ILT besloten om de bestaande procedure van het alleen melden van een korte termijn wet-lease-in via aircraftlease@ilent.nl te laten vervallen en een nieuwe procedure op te stellen. Deze nieuwe procedure geldt voor het inhuren van zowel EU-exploitanten als voor exploitanten uit derde landen (niet-EU). 

Verschil tussen reguliere wet-lease in en ad hoc, korte termijn wet-lease-in

• Bij een reguliere wet-lease-in gaat het om een verwachte capaciteitsbehoefte. Bijvoorbeeld door seizoensgebonden of gepland onderhoud. Bij reguliere wet-lease-in heeft de periode van het gebruik van een luchtvaartuig vaak een langer karakter van weken of maanden. 
• Bij een ad hoc, korte termijn wet-lease-in gaat het om een plotseling, onverwacht en tijdelijk (ad hoc) capaciteitsprobleem. Bijvoorbeeld een Aircraft on Ground situatie, waarbij een wet-lease-in van een luchtvaartuig een kort karakter heeft van een enkele vlucht tot enkele dagen.

Probleem en oplossing

Bij een goedkeuring vooraf (prior approval) kan goedkeuring voor een ad hoc, korte termijn wet-lease-in niet op tijd afgegeven worden als het normale aanvraagproces wordt gevolgd.
De oplossing voor dit probleem zijn 2 nieuwe elementen:

• Een (aangepaste) procedure voor een ad hoc, korte termijn wet-lease-in
• Een whitelist 

Voor beide elementen is goedkeuring van de ILT vooraf nodig. Zodra u de goedkeuringen hebt,  kunt u binnen de geldigheidsduur van de whitelist onbeperkt gebruikmaken van de exploitanten en luchtvaartuigen die op de goedgekeurde whitelist vermeld staan. Op die manier kunt u altijd een wet-lease-in inzetten, zonder dat er een aanvraag voor goedkeuring vooraf nodig is. U meldt alleen dat u een wet-lease-in heeft toegepast met het formulier Aanvraag goedkeuring leasing of whitelist.

Aangepaste procedure ad hoc, korte termijn wet-lease-in

In het Operations Manual-A hoofdstuk 13 moet beschreven staan hoe u een ad hoc, korte termijn wet-lease-in toepast. De volgende elementen moeten daar minimaal beschreven staan:

• het beheer en gebruik van de whitelist;
• hoe geborgd wordt dat de uit te voeren vluchtoperatie valt binnen de OPSPEC’s en ‘area of operation’ van het AOC van de lessor (de partij die u wilt inhuren);
• Dat het gebruik van de whitelist aan de ILT gemeld moet worden op basis van de ‘non-prior approval’ procedure. Daarbij moet vermeld worden:
  • welke exploitant is ingehuurd;
  • met welk luchtvaartuig de vluchtuitvoering heeft plaatsgevonden;
  • hoe lang, op welke routes en op welke data de inhuur heeft plaatsgevonden.

Wat is een whitelist

Een whitelist is een vooraf goedgekeurde lijst met exploitanten en door hen geëxploiteerde luchtvaartuigen. U mag die gebruiken om zonder goedkeuring vooraf een ad hoc, korte termijn wet-lease-in overeenkomst aan te gaan. Dit mag zolang deze whitelist geldig is.
Een whitelist hoeft niet per definitie alle luchtvaartuigen van 1 exploitant te bevatten. Als voorbeeld: als een exploitant alleen opereert met een Boeing 737, dan bevat de whitelist alleen de typen luchtvaartuigen die qua capaciteit gelijkwaardig zijn aan de Boeing 737. 

Whitelist is maximaal 2 jaar geldig

Een whitelist heeft een geldigheidsduur van maximaal 2 jaar. Als u deze whitelist na deze periode wilt blijven gebruiken, vraagt u een verlenging van de vermelding van de whitelist aan via het formulier Aanvraag goedkeuring leasing of whitelist.
Voor de verlenging van de whitelist moet u aantonen dat de risico’s van het op wet-lease-in basis inhuren van de vermelde exploitanten en hun luchtvaartuigen (nog steeds) acceptabel zijn. U toont dit aan door minimaal 1 maal per 2 jaar een audit te doen bij elke exploitant op uw whitelist. De audit moet de effectiviteit van de beheersmaatregelen aantonen of bevestigen. Als u de whitelist wilt verlengen, kan een auditrapport dus nooit ouder zijn dan 2 jaar.

Wijzigingen procedure of whitelist

Als u later een wijziging wilt doorvoeren aan deze procedure of de whitelist, dan moet u daarvoor een wijzigingsaanvraag indienen. Ook deze wijziging is op basis van goedkeuring vooraf. U vraagt dit aan met het formulier Aanvraag goedkeuring leasing of whitelist.

Aan te leveren documenten

Voor een (eerste) aanvraag voor een procedure of (wijziging van) de whitelist moet u de volgende documenten aanleveren, als ze van toepassing zijn:

• De conceptprocedure ad hoc, korte termijn wet-lease-in;
• Het conceptdocument van de whitelist;

Per exploitant:

• een concept van de leaseovereenkomst of een beschrijving van de leasebepalingen, met uitzondering van de financiële regelingen;
• een door de exploitant en lessor ondertekende verklaring waaruit blijkt dat beide partijen weten wat hun specifieke verantwoordelijkheden zijn rond de toepasbare regelgeving. Dit is géén leaseovereenkomst maar een verklaring, omdat er in dit stadium nog geen sprake kan zijn van een getekende leaseovereenkomst;
• een kopie van het AOC dat is afgegeven overeenkomstig EU-verordening 2018/1139 voor EU-exploitanten inclusief de Operations Specifications;
• het type, serienummer(s) en de registratie(s) van elk luchtvaartuig(en) dat in de leaseovereenkomst/leasebepalingen is/zijn opgenomen;
• naam en adres van de eigenaar waarop elk luchtvaartuig geregistreerd staat; 
• een kopie van het luchtwaardigheidsbewijs en het bijbehorende Airworthiness Review Certificate van elk(e) luchtvaartuig(en) dat in de whitelist is/zijn opgenomen; 
• een risicoanalyse waaruit blijkt dat de risico’s bij het toepassen van ad hoc, korte termijn wet-lease-in voor u als exploitant acceptabel zijn. 

Gebruikmaken van een exploitant uit een derde land

Als het een exploitant uit een derde land betreft moet u ook de volgende documenten aanleveren: 

• een kopie van het AOC dat is afgegeven overeenkomstig Annex 6 van ICAO inclusief de Operations Specifications;
• de TCO-autorisatie.

Een exploitant uit een derde land kan ervoor kiezen om de EU-veiligheidseisen voor vluchtuitvoering en permanente luchtwaardigheid niet toe te passen. De exploitant moet dan wel aantonen dat de standaard minstens gelijkwaardig is aan de standaard van de artikelen zoals deze in AMC1 ORO.AOC.110(c) vermeld worden. 

Uit de door u aangeleverde documenten moet blijken dat:

• De lessor het vliegtuig levert als full wet-lease-in met complete bemanning;
• De lessor geen exploitatieverbod heeft op grond van EU-verordening 2111/2005;
• De risico’s die voort kunnen komen uit de hazard “wet lease-in” voor u acceptabel zijn. De effectiviteit van de beschreven mitigerende maatregelen (‘controls’) moeten op basis van een (‘safety’)audit minimaal 1 keer per 2 jaar worden geverifieerd;
• De inhuur uitsluitend voor vervanging is van de eigen capaciteit (bijvoorbeeld een ad hoc situatie zoals Aircraft On Ground) en niet voor het toevoegen van extra capaciteit;
• De inhuur beperkt is tot de duur die strikt noodzakelijk is om plotselinge, onvoorziene capaciteitsproblemen te verhelpen;
• Er voldaan wordt aan de EU-veiligheidseisen voor vluchtuitvoering en permanente luchtwaardigheid, of dat gelijkwaardigheid aan deze eisen is aangetoond. 

Wat betekent dit voor luchtvaartmaatschappijen

Voor luchtvaartmaatschappijen betekent dit concreet dat zij hun huidige procedure in hun Operations Manual-A hoofdstuk 13 moeten controleren op compliance en als het nodig of gewenst is, aan moet passen. 
De kosten voor het aanvragen voor het eenmalig goedkeuren van de ad hoc, korte termijn wet-lease-in procedure, de goedkeuring van de initiële whitelist en alle wijzigingen vindt u in de Regeling tarieven transportsectoren.
De oude werkwijze via het e-mailadres aircraftlease@ilent.nl vervalt en wordt als niet-compliant beschouwd. Aanvragen die op dit e-mailadres binnenkomen, worden niet meer in behandeling genomen. Aanvragen moet u indienen met het formulier Aanvraag goedkeuring leasing of whitelist.

Inhuur voor langere termijn van een luchtvaartuig

Als u in overige gevallen een luchtvaartuig wilt inhuren, bijvoorbeeld voor seizoensgebonden capaciteitsbehoeften met of zonder bemanning, dan geldt daarvoor de standaard procedure. U doet hiervoor tijdig een aanvraag waarbij u rekening houdt met de beslistermijn van 8 weken.