Nationaliteitsverklaring en (voorlopige) zeebrief aanvragen

Wilt u als eigenaar van een koopvaardijschip de Nederlandse vlag voeren? Dan moet u een zeebrief aanvragen. Hiervoor moet u een nationaliteitsverklaring hebben. Om alvast te kunnen varen voordat de nationaliteitsverklaring en de zeebrief geregeld zijn, kunt u een voorlopige zeebrief aanvragen. In uitzonderlijke situaties kunt u een spoedaanvraag doen.

Zeebrief en voorlopige zeebrief

De zeebrief is het nationaliteitsbewijs van een zeeschip. Hiermee toont u aan dat u gerechtigd bent de Nederlandse vlag te voeren. Vanaf het moment dat u de zeebrief heeft, kan zowel het klassenbureau als de ILT de benodigde certificaten afgeven.

Wilt u zo snel mogelijk varen met het schip? Dan is het aan te raden een voorlopige zeebrief aan te vragen. Met een voorlopige zeebrief heeft uw schip de Nederlandse nationaliteit voordat de teboekstelling bij het Kadaster voltooid is.

Een voorlopige zeebrief is 6 maanden geldig. Binnen die tijd moet u de teboekstelling en de definitieve zeebrief regelen.

Koopvaardijschip registreren

Voordat u met de registratie begint, meldt u het schip eerst aan als invlaggend koopvaardijschip met het formulier Aanmelden nieuwbouw of invlaggen koopvaardijschip. Dit is nodig om een uniek identificatienummer (het NSI-nummer) te krijgen.

De registratie van uw schip onder de Nederlandse vlag verloopt in 5 stappen.

U vult het formulier Aanvraag nationaliteitsverklaring en zeebrief koopvaardijschip in en stuurt het met alle gevraagde bijlagen naar de ILT. Als er gegevens of bijlagen ontbreken of onjuist zijn, moet u een nieuwe aanvraag doen.
U krijgt de nationaliteitsverklaring.
Met de nationaliteitsverklaring vraagt u bij het Kadaster de teboekstelling van uw schip aan.
Het Kadaster meldt aan de ILT dat uw schip te boek gesteld is.
U krijgt de zeebrief van de ILT.

In stap 1 kunt u met hetzelfde formulier een voorlopige zeebrief aanvragen als u wilt. Die krijgt u dan in stap 2 samen met de nationaliteitsverklaring. Voor de definitieve zeebrief gaat u door met stap 3.

Zorg dat u binnen 4 weken na de aanvraag van de nationaliteitsverklaring een bewijs van eigendom van het schip heeft. Dit kan een bijlbrief, een koopovereenkomst of ander bewijsstuk zijn.

Eigenaar en scheepsbeheerder

Tijdens de registratie kunt u op het aanvraagformulier kiezen:

Het zeeschip zelf exploiteren vanuit een vestiging in Nederland. U bent dan scheepsbeheerder volgens de Wet zeevarenden.
Het zeeschip laten exploiteren door een vennootschap met een vestiging in Nederland. U hoeft zelf geen vestiging op te richten, maar kiest woonplaats ten kantore van deze vennootschap. De vennootschap is dan scheepsbeheerder volgens de Wet zeevarenden. Deze scheepsbeheerder kan ook de ISM-manager zijn, maar dat hoeft niet.

Als eigenaar staat u vermeld op de zeebrief. De scheepsbeheerder is voor de ILT aanspreekpunt bij bemanningszaken, zoals het indienen van het bemanningsplan.

Benodigde documenten voor de aanvraag van een (voorlopige) zeebrief

Bij de aanvraag van een (voorlopige) zeebrief moet u documenten aanleveren. Onder andere over de eigenaar, de scheepsbeheerder en het schip.

Documenten over eigenaar en scheepsbeheerder

Als eigenaar van een koopvaardijschip moet u voldoen aan eisen met betrekking tot de eigendom van het schip, en de vestiging van uw bedrijf of het bedrijf dat optreedt als scheepsbeheerder voor uw schip. Er zijn twee soorten situaties:

Heeft u als eigenaar een vestiging in Nederland? Dan heeft u een uittreksel nodig van de Kamer van Koophandel van het bedrijf dat het schip exploiteert. Dit uittreksel mag maximaal 3 maanden oud zijn. Dan hangt het van de situatie af welke documenten u nog meer moet aanleveren:

U bent als eigenaar een natuurlijk persoon (dus geen bedrijf/rechtspersoon)
Dan levert u een kopie van uw paspoort of een verklaring van een notaris met uw naam, uw adres en uw nationaliteit aan.
U bent als eigenaar een rechtspersoon
Dan levert u een kopie van de geldige statuten van de vennootschap aan en een verklaring van een notaris met daarop de namen en de adressen van de bestuurders van de rechtspersoon.
U bent als eigenaar een bedrijf zonder rechtspersoonlijkheid
Dan levert u een kopie van de oprichtingsakte van de vennootschap of rederij aan en een verklaring van een notaris met de namen en de adressen van de hoofdelijk aansprakelijke vennoten of leden van de rederij.

Heeft u als eigenaar geen vestiging in Nederland? Dan moet u als eigenaar een in Nederland gevestigde scheepsbeheerder aanstellen die verantwoordelijk is voor het operationeel beheer van het schip. U heeft dan een uittreksel nodig van de Kamer van Koophandel van het bedrijf dat optreedt als scheepsbeheerder. Dit uittreksel mag maximaal 3 maanden oud zijn. Het hangt van de situatie af welke documenten u nog meer moet aanleveren:

Uw scheepsbeheerder is een rechtspersoon
Dan levert u een kopie van de oprichtingsakte van de vennootschap aan en een opgave van een notaris met de namen en de adressen van de bestuurders.
Uw scheepsbeheerder is een bedrijf zonder rechtspersoonlijkheid
Dan levert u een kopie van de oprichtingsakte van de vennootschap of rederij aan en een verklaring van een notaris met de namen en de adressen van de hoofdelijk aansprakelijke vennoten of leden van de rederij.

Documenten over het schip

Behalve de documenten hierboven moet u ook documenten over het schip zelf aanleveren:

Kopie (voorlopige) internationale meetbrief.
Kopie koopbrief, brief dat het schip aan de eigenaar is opgeleverd (bijlbrief) of ander bewijs van eigendom of eigendomsovergang onder bijzondere of algemene titel.
Kopie klassencertificaat motor: met toerental, vermogen en motornummer.

Als u vragen heeft over de benodigde documenten voor het aanvragen van een (voorlopige) zeebrief, neemt u dan contact op met de ILT.

Spoedaanvraag nationaliteitsverklaring en (voorlopige) zeebrief doen

In situaties waarin dat aantoonbaar van economisch, maatschappelijk of politiek belang is, kunt u een spoedaanvraag doen. De beoordeling hiervan ligt bij de ILT.

Bij een spoedaanvraag veranderen 2 dingen in de stappen hierboven.

In stap 1 gebruikt u een ander formulier: Spoedaanvraag nationaliteitsverklaring en zeebrief koopvaardijschip. Verstuur dit formulier in een e-mail met in de onderwerpregel ‘SPOED’ als 1e woord en daarna de naam van het schip. Kloppen alle gegevens? Dan krijgt u binnen 3 (werk)dagen een nationaliteitsverklaring van de ILT. Wilt u dezelfde dag een reactie? Bel dan het telefoonnummer dat op het aanvraagformulier staat.
Na stap 3 moet u een uittreksel van de teboekstelling bij het Kadaster naar de ILT sturen wanneer de teboekstelling is voltooid, in plaats van te wachten tot het Kadaster dit aan de ILT meldt.

Geen kopieën van zeebrieven

De ILT geeft geen kopieën van zeebrieven af. Als u de zeebrief niet heeft gekregen, kan de ILT de zeebrief opnieuw naar u opsturen naar het adres dat op het aanvraagformulier is ingevuld. Zorg dus dat daar het juiste adres staat . Voor meer informatie over het opnieuw verzenden van een zeebrief neemt u contact op met de ILT.

Kosten zeebrief

Het tarief voor de afgifte van een zeebrief is €206. Dit is volgens de Regeling tarieven transportsectoren. Dit tarief betaalt u mogelijk ook als u de aanvraag voor een zeebrief intrekt. Als u de aanvraag voor een zeebrief wilt intrekken, neemt u contact op met de ILT.

Kijk ook op NLflag

De website NLflag gaat uitgebreid in op de registratie van zeeschepen onder de Nederlandse vlag. Naast uitleg van het registratieproces geeft deze website ook informatie over onderwerpen die daarmee te maken hebben, zoals de voordelen van het varen onder de Nederlandse vlag.