Fabrikanten en houders van spoorvoertuigen kunnen in Nederland hun voertuigen registreren. Wilt u een spoorvoertuig van een partij die in Nederland is gevestigd registreren? Dan dient u hiervoor een aanvraag in bij het Europees Voertuig Register (EVR) met de ILT als Registratie Instantie. De voertuigen komen in het EVR.
Voorbereiding voertuigregistratie
Bent u houder van een spoorvoertuig en wilt u deze laten registreren in Nederland? Bereidt u voor met dit stappenplan.
De fabrikant of voertuighouder reserveert een voertuignummerreeks. Deze stap is alleen nodig, als u het voertuignummer wilt gebruiken voor het in de handel brengen van het voertuig. Wilt u dat niet? Dan gebruikt u het serienummer van de fabrikant in uw aanvraag bij de one-stop-shop (OSS) van de ERA.
Vraag eenmalig een uniek voertuighouderkenmerk (VKM) aan bij de ILT. Dit kan voor nieuwe spoorvoertuigen en voor voertuigen waar nog een houdernaam ontbreekt. Bekijk in de registers van de European Railway Agency (ERA) welke VKM's al gebruikt zijn.
Vul de aanvraag in op het VKM-aanvraagformulier en stuur het naar aanvraag@ilent.nl. De ILT vult de gegevens aan en brengt de ERA op de hoogte. U ontvangt het voertuigkenmerk van de ILT. Deze procedure duurt ongeveer 2 weken.
Selecteer een Entity in Charge of Maintenance (ECM) of vraag eenmalig een ECM-certificaat aan bij de ILT. Let op: niet iedereen kan een ECM-certificaat aanvragen. Voor de start van een inschrijving moet de ECM bekend zijn. Is er geen ECM? Dan wijzigt de status van het voertuig.
Controleer of uw spoorvoertuig al in een ander land is ingeschreven en of dat voertuignummer nog in gebruik is. Is dat het geval? Dan moet u in het EVR verzoeken om uitschrijving van het voertuig in het desbetreffende land en registratie bij de Registratie Instantie Nederland.
Wilt u in het EVR een voertuig van Nederland naar een ander land overschrijven? Controleer dan eerst of het voertuig in dat andere land mag rijden. Ook moet u in het andere land het spoorvoertuig laten registreren.
Identificatie van spoorvoertuigen en voertuignummerreservering in EVR
Het nummer mag nog niet in gebruik zijn. Pas na de bevestiging van deze reservering kunt u een voertuigregistratie aanvraag indienen. Vult u de gegevens bij onderwerp 1 de gewenste reeks in en bij onderwerp 7 “keeper”, dan kunt u de eerdere aanvraag voor voertuignummerreservering hergebruiken voor de registratie.
De 12 cijfers van het Europees voertuig nummer (EVN) zijn gestandaardiseerd volgens het EVR besluit 2018/1614 (EU) in aanhangsel 6. Een aantal delen van het voertuignummer voor wagons, rijtuigen en bijzondere voertuigen houdt de ERA een stamnummer lijst bij. Deze is terug te vinden op Registers | ERA (europa.eu) bij de bijlagen “assignment of EVN”. Alle lidstaten passen deze stamnummers toe. De reservering van een europees voertuignummer kunt u indienen in het digitale portaal EVR. Wilt u op een voertuigvergunning een voertuignummer noteren? Dan moet de nummerreservering zijn afgerond voordat u de aanvraag in de one-stop-shop (OSS) van de European Railway Agency (ERA) doet.
Extra stamnummer
Als een voertuignummerreeks van interoperabiliteitscode (1e en 2e cijfer) en landcode (3e en 4e cijfer) en stamnummer (5 tot en met 11e cijfer) vol blijkt te zijn, dan kan een fabrikant of voertuighouder de ILT verzoeken om extra stamnummers te laten aanmaken bij de ERA. Hiervoor stuurt u een e-mail naar aanvraag@ilent.nl. Dit verzoek kan enige tijd duren en moet afgerond zijn voor de reservering van het voertuignummer kan worden voltooid.
Lettercodes
Rijtuigen en goederenwagens voor internationaal verkeer dragen ook lettercodes. Heeft u een voertuig ontworpen dat technisch vernieuwend is, dan kan het zijn, dat de vastgestelde lettercodes nog niet geschikt zijn voor uw ontwerp. Ook dan verzoekt u de ILT om extra lettercodes aan te laten aanmaken bij de ERA. Hiervoor stuurt u een e-mail naar aanvraag@ilent.nl. De afhandeling van een verzoek kan enige tijd duren. Deze lettercodes moeten vastgesteld zijn voor de aanvraag voor typegoedkeuring en/voertuigvergunning en voertuigregistratie kunnen worden gedaan.
Aanvraag voertuigregistratie
Een voertuighouder kan een voertuigregistratie aanvragen via het EVR. Hiervoor gebruikt u de eerdere aanvraag van de voertuignummerreservering bij voorkeur. Bij de nieuwe registratie of wijziging van registratie is een aantal zaken verplicht.
De details van het EVR zijn beschreven op de website van ERA. Een handleiding voor een aanvraag in het EVR vindt u op de vermelde website; zie EVR user manual for keepers.
Het EVR besluit (EU 2018/1614) geeft aan welke gegevens in het EVR webformulier ingevoerd moet worden; zie de lijst van parameters in Tabel 1 van het genoemde besluit. Volgens dit EVR-besluit (EU 2018/1614) is de houder verantwoordelijk voor de juistheid van de registergegevens in het EVR. Let daarbij op het volgende:
Alle parameters geclassificeerd met 'verplicht' of 'verplicht (indien van toepassing)' in Tabel 1 van het EVR moeten worden ingevuld bij een EVR aanvraag.
Bij de inschrijving van een nieuw voertuig moet u de voertuigvergunning (APOM) bijvoegen aan de aanvraag in de bijlagen. U kunt hiervoor een .pdf of een .zip bestand maken.
Voor wat betreft het overschrijven van de houder, eigenaar en ECM bestaat de mogelijkheid in het aanvraagformulier van EVR om een ondertekende bevestiging van overdracht in te dienen. Hiervoor moet u een ondertekend document bijvoegen aan de digitale aanvraag.
Bij wijziging van de voertuigvergunning moet u ook een wijziging van de registratie indienen. Wilt u hierbij de voertuigvergunning (APOM) voegen in de bijlagen? U kunt hiervoor een .pdf of een .zip bestand maken.
Als u verwijzingen naar eerdere vergunningen niet heeft opgenomen in het voertuigregister, stuurt u een wijziging van registratie in. Voeg hierbij ook alle relevante vergunningen over het betreffende voertuig toe. Gebruik hiervoor de menu optie bij onderwerp 11 om extra velden te krijgen om alle gegevens per vergunning te noteren. Zie ook de User manual for keepers van EVR, pagina 41.
Als het onderwerp inzetgebied of area of use niet op uw vergunning staat, dan vermeldt u bij 11.4 area of use: NL (The Netherlands).
Als er bijzonderheden zijn, die u niet kunt invullen op het digitale formulier, kunt u ook een begeleidende uitleg opnemen in een pdf document. Zo kunnen kan de ILT uw aanvraag beter verwerken.
Inloggen in EVR
Wilt u inzage in de registratie van spoorvoertuigen in het Europees Voertuig Register (EVR)? Maak dan in het digitaal portaal van het EVR een inlogaccount aan.
